スペース活用 オフィスを効率的に使うコツ

レンタル会議室を利用してオフィスを有効に使う。

私の職場では、毎週月曜日の1時間、部内会議を行います。仕事の進捗状況の報告や懸念事項の相談など、部内社員全員の認識の共有が目的です。フロアにある会議室を利用して行うのですが、会社の経費削減でその会議室を取り払うことになりました。9階建てのビルには、私の会社のほかに5つの企業が入っています。最上階には大小合わせて4つの会議室があり、ビル管理会社に申し込めば利用が出来ます。今までも、何度も利用をしていますが、会議室の獲得はなかなか大変です。各社とも、新入社員の入る時期には大会議室が必要になります。入社式やその後の研修用に長期間借りる必要があるので、担当者は会議室が取れるかどうかで毎年冷や冷やしています。

私の所属する部署では、毎年春と秋の2回、取引先の担当者をお呼びして会議を開催しますが、会議の日程が決まると直ぐに会議室の予約をしなければいけません。予約が出来たなら、次は会場設営の依頼です。当日の会議室の設営図にテーブルや椅子のレイアウトを記入して管理会社に設営依頼をするのです。その後も、飲み物の手配やマイクの準備、空調などなど気を配らなければならないことが沢山あります。何度やっても会議準備は結構大変な作業です。

会議室のない会社では、会議室をレンタルすると聞いたことがあります。会議室レンタルを専門扱う会社のサイトを見てみると、会議の目的や出席人数、設営形態によって大小様ざまな会議室が揃っています。設営も希望に沿ってやってくれますし、会議室でのインターネットの利用も出来るようです。何と言っても、お弁当や飲み物の手配を頼めるのは魅力的ですね。パーティータイプもあるので会議終了後の懇親会も出来そうですよ。レンタル会議室は至れり尽くせりです。気になるのは料金ですが、会場の大きさにもよりますが、概ね1時間1万円前後です。これならば、広い会議室を自社のオフィスに作るより格段に経済的だと思います。

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